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Lineamientos para la elaboración y actualización de Manuales de Procedimientos
Homoclave: SCT-NIA-NSA-SM-0003
ANEXOS
Proceso de Mejora Regulatoria Interna
Etapa 1. Diagnóstico
- Ficha Técnica
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Fecha de Emisión: 2008-04-24 Fecha de Última Actualización: Clasificación: Administrativa Tipo: Lineamiento Emisor: 710 Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto Fecha de Publicación en Normateca Interna: Abril-2008
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7 respuestas a “Lineamientos para la elaboración y actualización de Manuales de Procedimientos”
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Estatus del documento:
Vigente
Derivado de la revisión realizada por este OIC, se considera viable continuar con el proceso de mejora regulatoria.
Una vez revisados los citados Lineamientos, esta área jurídica no tiene comentario alguno, por lo cual se puede continuar con los trámites conducentes.
Se atendieron las observaciones y se subió el anteproyecto.
Se toma conocimiento de las observaciones y se inicia el análisis de las oportunidades de mejora. En el período establecido por el Programa de Trabajo de Revisión de Normas Internas se estarán proponiendo las modificaciones al proyecto para incorporar las aportaciones de los revisores que sean viables
Se recomienda disgregar o clasificar el apartado de Lineamientos Generales en fases que describan cada actividad de manera específica y señalar el procedimiento completo para la elaboración y actualización del Manual de Procedimientos, desde su elaboración hasta su baja o remisión a históricos.
A manera de ejemplo, se enuncia el siguiente:
6. Lineamientos Generales
6.1 Elaboración y actualización de Manuales de Procedimientos
6.1.1 Supuestos en los que se podrá presentar una propuesta
6.1.2 Presentación de propuesta
6.2 Valoración o dictamen de la propuesta
6.2.1 Dictamen aprobado y su procedimiento
6.2.2 Dictamen no aprobado y su procedimiento
6.3 Difusión
6.4 Proceso de baja (Históricos).
También se estima conveniente que dentro de los lineamientos correspondientes a la presentación de la propuesta, se solicite especificar el nombre y datos de contacto de los servidores públicos que estarán a cargo de dicha tarea para facilitar la comunicación entre las unidades administrativas a cargo del proyecto.
También conocer los anexos señalados en el documento.
Sintetiza el procedimiento con símbolos y textos abreviados.
Permite al personal la rápida visualización para operar sus actividades.
Facilita la relación de las partes que interactúan en el procedimiento.
Facilita la comprensión a cualquier nivel jerárquico de la organización y a los usuarios.
Ahorra esfuerzo para explicar las actividades a todos los niveles.
Para el caso de los Lineamientos Generales se sugiere indicar la forma y los plazos de atención del proceso, así como considerar los plazos cuando las propuestas de elaboración o actualización de los manuales de procedimientos por parte de las unidades responsables no cumplan lo establecido en los Lineamientos.
Asimismo, se sugiere agrupar los lineamientos, considerando como ejemplo la estructura siguiente:
De las responsabilidades
Los Titulares de la Unidades Responsables vigilaran que se elaboren, implanten y actualizen de manera permanente los manuales de procedimientos de todas las áreas que conforman su unidad, para lo cual se requerirá la designación del servidor público que fungirá como enlace ante la DGPOP.
La formulación, expedición, actualización y difusión de los Lineamientos, es responsabilidad de la Oficialía Mayor, a través de la DGPOP.
La DGPOP proporcionará la orientación y apoyo técnico que requieran las Unidades Responsables para analizar y determinar los procesos sustantivos y establecer en cada una de ellas los procedimientos correspondientes.
De la operación
La DGPOP recibirá la propuestas de los manuales de procedimientos y verificará que se hayan elaborado conforme a lo establecido en el presente instrumento, para lo cual emitirá una opinión que será presentada posteriormente al Grupo de Trabajo de Revisión de Normas Internas para su dictamen.
Una vez aprobado el proyecto de manual de procedimientos, la DGPOP iniciará las gestiones correspondientes para su registro y publicación en la Normateca Interna de la SCT.
De la validación
La DGPOP analizará la propuesta de Manual de Procedimiento y hará las recomendaciones procedentes a la unidad responsable, en un plazo no mayor a diez días hábiles.
Acordada la versión final del procedimiento, se procederá a recabar su autorización, validación y registro en el formato denominado “xxxxxxxxxx”.
De la difusión
Las Unidades Responsables a través del enlace designado deberán notificar hacia al interior, la autorización del Manual de Procedimientos para su consulta y aplicación correspondiente.
Una vez registrado el Manual de Procedimiento, la DGPOP lo publicará en la Normateca Interna de la SCT en un plazo no mayor a tres días hábiles.
De la identificación y control de los procesos sustantivos
Derivado del análisis al documento, se presenta de manera general los comentarios y/o sugerencias siguientes:
Presentación
Segundo párrafo:
Texto completo abreviatura: … los procesos y los resultados en la Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT).
Tercer párrafo:
Modificar a: (…) otorgará el apoyo técnico que se requiera para la integración de los manuales de procedimientos (…)
1. Objetivo
Modificar a: (…) procedimientos de las Unidades Responsables, mediante el establecimientos de elementos uniformes de contenido y presentación (…).
3. Ámbito de aplicación
Modificar a: (…) y Órganos Desconcentrados de la SCT.
5. Glosario de términos:
Centros SCT: Eliminar la palabra foráneas.
Manual de procedimientos: instrumento administrativo que integra los procesos sustantivos y sus procedimientos, los cuales sustentan las funciones y atribuciones de las Unidades Responsables.
6. Lineamientos Generales
Primer párrafo:
Utilizar abreviatura: DGPOP.
Homogenizar en todo el documento.
Tercer párrafo:
Eliminar: Se duplica con el punto Ámbito de Aplicación.
Cuarto párrafo: Se hace mención a que los procesos administrativos no serán objeto de los Manuales de Procedimientos; sin embargo, en dichos documentos se deben indicar aquellos que no se duplican con los Manuales Administrativos de Aplicación General pero que son de aplicación obligatoria para las unidades responsables. Cabe señalar que la nota se contrapone con el punto 6.10.
6.1:
Con el propósito de colaborar en el cumplimiento del artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, se sugiere indicar la fecha máxima de presentación de la propuesta del documento, además de apoyarse con los documentos que se correlacionan, como es el caso de lo establecido en los artículos 7, fracción XXI, XXII y 32, fracción XVIII del RISCT.
Asimismo, se sugiere incorporar las figuras siguientes: Como resultado de observaciones realizadas por instancias fiscalizadoras y A petición de la DGPOP.
6.2:
Complementar: (…) dicha modificación será presentada en el apartado denominado Control de Cambios, con la finalidad de (…).
6.4:
Complementar: (…) Los manuales de procedimientos (…)
Homologar en todo el documento.
Es importante indicar la forma de determinación de los procesos sustantivos a la Unidad Responsable o cual sería el insumo de la DGPOP para confrontar la información.
6.9:
Llama la atención el análisis que debe realizar la unidad responsable, por ello surgen las dudas siguientes: ¿Cómo se estructura el documento? ¿El documento acompañara la propuesta de elaboración y actualización del Manual de Procedimientos?. Por otra parte, es necesario considerar los insumos derivados del artículo 32, fracción XXII del RISTC.
6.11:
¿Cuáles son las etapas de seguimiento y medición?
6.13:
Modificar: (…) por parte de las unidades responsables (…)
En la versión anterior se utiliza un sitio colaborativo para la elaboración o actualización del manual, por lo que se sugiere valorar la factibilidad de realizar el proceso de manera electrónica, a efecto de contribuir al cumplimiento del artículo Décimo Primero, fracción IX del DECRETO que establece las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal.
7. Apartados del Manual de Procedimientos.
Complementar: Los apartados que deberá contener el Manual de Procedimientos, a fin de uniformar su presentación son los siguientes:
7.1 Portada:
Eliminar palabra emisora.
En el formato (Anexo 1) no se identifica el rubro de lugar y fecha de expedición.
Sería conveniente indicar el formato de texto.
7.3 Tabla de contenido
Complementar: (…) en la descripción sintética y ordenada (…)
7.5.1 Procesos
Modificar: En este apartado se establecerán los procesos sustantivos que sustenten las funciones y atribuciones de la Unidad Responsable, su objetivo (…) y posteriormente se colocaran los procedimientos correspondientes.
Es importante que los procesos que se describan (…)
7.5.2.5 Objetivo del procedimiento
Eliminar la palabra su.
7.5.2.7 Descripción detallada del procedimiento.
Complementar: (…) mismas que deben elaborarse (…)
7.5.2.8 Formatos
En la versión anterior se indica que los formatos deben enviarse por medio del portal que establezca para tal efecto la DGPOP; sin embargo, sería conveniente mantener el comentario, a efecto de publicar las versiones descargables en la Normateca Interna de la SCT.
8 Vigilancia
La competencia de mantener actualizados los manuales de procedimientos es de las Unidades Administrativas Centrales, Centros SCT y Órganos Desconcentrados, tal como se señalan los apartados de Presentación y de Lineamientos Generales.
Ahora, la responsabilidad de vigilar o supervisar el cumplimiento de su aplicación es de la DGPOP debido a que éste evalúa si cumple o no, con los elementos solicitados en los Lineamientos.
Por lo que respecta al Órgano Interno de Control, éste considera el instrumento jurídico como insumo para determinar posibles responsabilidades administrativas en el incumplimiento de su aplicación.
Generalidades
El documento debe considerar todos los elementos que permitan resolver la problemática que actualmente tiene la DGPOP para que las UR´s mantengan actualizados en tiempo y forma los Manuales de Procedimientos.
Asimismo, no se identifica el documento que emite DGPOP para determinar si las propuestas de manuales diseñados por las UR´s, cumplen con los elementos establecidos en los Lineamientos.
De igual manera, se sugiere incorporar lineamientos que permitan contribuir en la actualización permanente de los Manuales, mediante el estableciendo plazos máximos para que la UR se pronuncie sobre su actualización en caso de no presentarse los casos previstos en el numeral 6.1
Aunado a lo anterior se sugiere considerar los puntos siguientes, los cuales son enunciativos más no limitativos:
En el Glosario incorporar la definición de:
Diagrama de Flujo: Representación gráfica y consecutiva de las actividades contenidas en un procedimiento. Muestra la secuencia de actividades para desarrollar un trabajo determinado desde el insumo de entrada hasta la obtención de un producto. Sus principales ventajas son: